Die Zusage der Universität im Ausland ist da, doch es fehlen noch drei Dinge: das Abiturzeugnis, der Bachelorabschluss und eine Notenübersicht, jeweils in beglaubigter Übersetzung. Viele Bewerber unterschätzen diesen Schritt, obwohl er Wochen dauern kann und Fristen gnadenlos sind.
Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Zeugnisse und Diplome so übersetzen lassen, dass sie beim ersten Versuch akzeptiert werden.
Warum Zeugnisse übersetzt werden müssen
Hochschulen, Arbeitgeber und Behörden im Ausland können deutsche Urkunden meist nicht selbst prüfen. Eine Übersetzung macht Inhalt und Notenskala verständlich, und die Beglaubigung bestätigt, dass sie richtig und vollständig ist.
Ohne diese Übersetzung wird die Bewerbung oft nicht bearbeitet. Prüfen Sie daher gleich zu Beginn, welche Unterlagen Ihr Zielland verlangt.
Die Anforderungen der Empfangsstelle klären
Jede Hochschule hat eigene Regeln. Manche akzeptieren eine einfache Übersetzung mit Unterschrift, andere verlangen den Stempel eines vereidigten Übersetzers, und wieder andere fordern zusätzlich eine Apostille.
Fragen Sie schriftlich nach und bewahren Sie die Antwort auf. Damit können Sie später belegen, welche Form verlangt wurde, falls es Diskussionen gibt.
Originaldokumente und Kopien unterscheiden
Für die Übersetzung genügt in der Regel eine gut lesbare Kopie, oft sogar ein Scan. Manche Stellen wollen jedoch, dass die Übersetzung mit einer beglaubigten Kopie des Originals verbunden wird.
Klären Sie das vor der Bestellung, denn das Original sollte nur im Notfall aus der Hand gegeben werden. Bewahren Sie es sicher auf und senden Sie nur die verlangten Kopien.
Zeugnisse und Nachweise im Überblick
Zu den häufigsten Unterlagen zählen Schulzeugnisse, Hochschulabschlüsse, Leistungsübersichten und Arbeitszeugnisse. Sie enthalten Noten, Fächer, Stempel und Unterschriften, die alle in die Übersetzung gehören.
Wer gezielt seine Zeugnisse übersetzen lassen möchte, sollte darauf achten, dass Stempel, Randvermerke und handschriftliche Einträge vollständig wiedergegeben werden. Fehlt ein Vermerk, kann die Stelle das Dokument ablehnen.
Noten und Notensysteme richtig darstellen
Das deutsche Notensystem reicht von 1 bis 6 und ist in anderen Ländern nicht bekannt. Ein Übersetzer sollte die Noten nicht einfach umrechnen, sondern die Originalnote nennen und, wenn verlangt, eine Erläuterung ergänzen.
Für Studieninteressierte gibt der Deutsche Akademische Austauschdienst Informationen zu Notensystemen, Anerkennung und Bewerbung im Ausland, die bei der Vorbereitung helfen.
Studiengänge und Fächer benennen
Fachbezeichnungen lassen sich nicht immer wörtlich übertragen. Ein Studiengang wie „Wirtschaftsingenieurwesen“ hat im Ausland manchmal einen anderen Namen oder eine andere Struktur.
Gute Übersetzer ergänzen bei Bedarf eine kurze Erklärung in Klammern oder verwenden die Bezeichnung, die die Zielhochschule verwendet. Schicken Sie ihnen dazu die Studienordnung oder das Modulhandbuch.
Bewerbung in Ostasien
Für ein Studium oder eine Stelle in Japan gelten besondere Regeln. Unterlagen müssen häufig mit Stempel, genauer Schreibweise der Namen und einheitlichen Umschriften eingereicht werden.
Wenn Sie sich dort bewerben, hilft eine Übersetzung Deutsch Japanisch durch Fachleute, die mit den Anforderungen japanischer Hochschulen und Behörden vertraut sind.
Namen einheitlich schreiben
Der Name im Zeugnis, im Pass und in allen Formularen muss übereinstimmen. Unterschiedliche Schreibweisen führen zu Nachfragen und oft zu Verzögerungen.
Legen Sie dem Übersetzer eine Kopie des Reisepasses bei. Er übernimmt die Schreibweise und behandelt Namen mit Sonderzeichen oder Umlauten einheitlich in allen Dokumenten.
Zeugnisse und Diplome beglaubigt übersetzen zu lassen gehört zu den Aufgaben, die man gern aufschiebt und dann unter Zeitdruck erledigt. Dabei entscheidet gerade bei Bildungsnachweisen die Sorgfalt darüber, ob die beglaubigte Übersetzung von der Stelle im Ausland tatsächlich anerkannt wird. Notensysteme und Abschlussbezeichnungen lassen sich nicht einfach wörtlich übertragen.
Mehrere Dokumente gemeinsam bestellen
Wer mehrere Unterlagen braucht, spart Zeit und Geld, wenn er sie gebündelt einreicht. Der Übersetzer arbeitet sich einmal ein, nutzt dieselben Begriffe und kann die Dokumente in einer Lieferung zusammenstellen.
Erstellen Sie eine Liste mit Dokument, Zielsprache, Verwendungszweck und Frist. Damit lässt sich ein realistischer Zeitplan aufstellen.
Fristen und Bearbeitungszeit einplanen
Beglaubigte Übersetzungen brauchen Zeit, besonders wenn ein Stempel im Original geliefert werden muss. Rechnen Sie mit Bearbeitungszeit, Versand und Reserven für Rückfragen.
Wer nur zwei Wochen bis zur Bewerbungsfrist hat, sollte sofort beginnen und Expresslieferung anfragen. Preisaufschläge sind üblich, aber transparent zu nennen.
Digitale Versionen und Versandwege
Manche Hochschulen akzeptieren eine PDF-Datei mit digitaler Signatur, andere verlangen Papier. Erkundigen Sie sich, welchen Weg sie akzeptieren, und planen Sie Versandzeit ein.
Bei Postversand ins Ausland lohnt sich ein Kurierdienst mit Sendungsverfolgung. So können Sie den Weg des Dokuments verfolgen und wissen, wann es eintrifft.
Kosten verstehen
Die Preise richten sich nach Umfang, Sprachpaar und Dringlichkeit. Zeugnisse werden oft pro Seite oder pro Zeile abgerechnet, und für Beglaubigung, Versand und Zweitausfertigungen können Zusatzkosten entstehen.
Lassen Sie sich ein schriftliches Angebot mit allen Positionen geben. Vergleichen Sie es mit anderen Anbietern und achten Sie auf Qualität, nicht nur auf den niedrigsten Preis.
Häufige Fehler vermeiden
Typische Fehler sind unleserliche Scans, fehlende Rückseiten, falsch geschriebene Namen und eine falsche Form der Beglaubigung. Sie führen fast immer zu Rückfragen und verlängern den Prozess.
Prüfen Sie jede Übersetzung nach Erhalt sorgfältig. Kontrollieren Sie Namen, Daten, Noten und Stempel, und melden Sie Fehler sofort.
Eine Checkliste für Bewerber
Bevor Sie Ihre Zeugnisse zur Übersetzung geben, prüfen Sie diese Punkte:
- Die verlangte Form der Beglaubigung ist schriftlich bestätigt.
- Scans sind vollständig, lesbar und enthalten alle Seiten.
- Die Schreibweise der Namen entspricht dem Reisepass.
- Noten und Studiengänge sind mit Erläuterung versehen.
- Fristen, Versand und Puffer sind eingeplant.
Gut vorbereitet ins Ausland
Wer Zeugnisse und Diplome frühzeitig, vollständig und in der richtigen Form übersetzen lässt, vermeidet Ablehnungen und Verzögerungen. Klären Sie Anforderungen, wählen Sie qualifizierte Fachleute und planen Sie genügend Zeit ein.
So kommen Ihre Unterlagen pünktlich an, und Ihr Start im Ausland kann gelingen.
